Reductie administratieve lastendruk in de zorg

Omgaan met percepties en vinden van oplossingen

De beroepsvereniging V&VN stelde in 2016 een top 5 op van grootste administratieve ergernissen:

• Minutenregistratie, elke handeling, elke 5 minuten verantwoorden.
• Standaard risicosignalering, in plaats van opgenomen in het zorgproces.
• Registraties voor het medicatieproces.
• Zorgleefplan is een administratieve encyclopedie geworden.
• Dubbelingen: papier en digitaal.

Onderscheid taken

Uit onderzoek dat wij deden onder wijkverpleegkundigen in wijkteams in Den Haag bleek overigens dat wijkverpleegkundigen verschillende opvattingen hebben over wat zij onder reguliere en administratieve taken schaarden. Zo vindt de een het persoonlijk (zorgleef)plan een administratieve taak, terwijl de ander dat beschouwt als een reguliere taak. We spraken met 16 wijkverpleegkundigen en hebben uiteengerafeld wat zij onder reguliere en wat zij onder administratieve taken schaarden. En welke druk ze daarbij ervoeren.  Was er, voor de wijkverpleegkundigen, een probleem met de administratieve taken in de Haagse wijkteams? Het korte antwoord op die vraag is: nee. De meeste wijkverpleegkundigen vinden de tijd die zij binnen het wijkteam aan administratieve taken besteden in verhouding of beschouwen die niet als een probleem of verwachten dat de aan administratie bestede tijd na gewenning minder zal worden.

Organisatie werkproces

Veel belangrijker is echter de wijze waarop ‘administratieve’ taken zijn georganiseerd in het werkproces. Is duidelijk wat verwacht wordt (bv bij de registratie) en kan het simpel en eenvoudig? Uit onze eigen ervaring en opdrachten weten we dat bij meer zelforganiserende en -sturende teams ook tijd van zorgverleners weglekt in allerlei randvoorwaardelijke processen zoals het inplannen van afspraken met cliënten. Dan valt veel efficiëntiewinst te halen in een ‘klassieke’ taakverdeling binnen een team, maar dan op basis van kwaliteiten en interesses. Wie kan dat plannen goed en heeft daar ervaring mee? Kortom benut talent en kwaliteiten en organiseer daarmee je eigen verminderde administratieve lastendruk.

Quickwins

Voorbeelden van quickwins in het verminderen van administratieve lastendruk:

• Schep de voorwaarden dat het zorgleefplan als ondersteuning van de professional wordt beleefd en niet als bijkomend administratief proces
• Analyseer uw administratieve processen met vraagstelling wat de reden is van het proces. In veel organisaties zijn administratieve processen ontstaan en bestaan nog steeds terwijl de legitimiteit niet meer bestaat.
• Zet in op autonome professionals, schep daar de voorwaarde voor en laat de autonome professional het voortouw nemen in keuze van administratieve vastlegging.

Reductie administratieve lasten

B&A en 22 graden zochten elkaar op en ontwikkelden een dienst waarmee we een reductie van 10 procent van de administratieve lasten van werkers in zorg en welzijn realiseren. Deze bestaat uit twee stappen:

1. Een kort onderzoek onder (thuis)zorgmedewerkers en sociaal werkers waarin we de administratieve werkzaamheden en hun tijdsbeslag vaststellen, zowel feitelijk als in termen van beleving.
2. Een doorlichting van de werkprocessen om quickwins te identificeren zonder dat wordt getornd aan verplichtingen die wet- en regelgeving en financiers opleggen.

Meer informatie

George Breddels, georgebreddels@22graden.nl of Yorick van den Berg, y.berg@bubag.nl.